Desde el punto de vista fiscal en Asociaciones y Fundaciones: 4 años. Es decir, los libros de contabilidad, libros registros, (facturas, documentos bancarios, los programas y archivos informáticos, etc.) deben conservarse durante un periodo de 4 años.
Desde el punto de visa mercantil, según el Código de Comercio: 6 años.
En resumen, se debe conservar toda la documentación contable y fiscal de un ejercicio durante 6 años desde la fecha del último apunte contable, para cumplir con los dos requisitos, contable y fiscal.
Pero a esto hay dos excepciones…a esta regla general, que suele ser muy habitual:
- Que existan bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS). En este caso, la documentación debe conservarse durante el plazo que va, desde que se genera la base imponible negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, y a esto añadirle los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa. Es decir una vez compensadas las BI negativas hay que sumar 4 años más.
- Si hay compras de inmovilizado, sus facturas deben conservarse durante todos los ejercicios en los que se genere gasto de amortización y a esto añadirle los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado. Es decir, una vez que se termine de amortizar le añadimos 4 años más.
Entonces… hay que guardar separadamente toda la documentación relativa a los ejercicios en los que se ha declarado las bases imponibles negativas en el IS y las facturas de inmovilizado que se están amortizando, ya que en estos supuestos el plazo puede exceder de los 6 años.
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