Facturación y Verifactu….Como asesoría queremos mantenerte informado sobre los cambios normativos que te afectan como autónomo. Uno de los más relevantes en los próximos meses es el reglamento sobre sistemas informáticos de facturación (SIF) y la modalidad conocida como VERIFACTU. A continuación te explicamos qué es, qué plazos hay, y lo más importante: en qué supuestos puedes seguir utilizando Excel o Word para facturar sin que te afecte la obligación de adaptar tu sistema a esta normativa.
¿Qué es el reglamento sobre sistemas informáticos de facturación (RRSIF / VERIFACTU)?
El reglamento se aprobó mediante el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que desarrolla el artículo 29.2.j) de la Ley 11/2021 (Ley Antifraude) en lo relativo a los sistemas informáticos de facturación. Agencia Tributaria
La finalidad es que los sistemas informáticos que utilicen empresarios y profesionales para emitir facturas cumplan con una serie de requisitos de seguridad, trazabilidad, inalterabilidad y conservación, para dificultar el fraude fiscal.
Existen dos modalidades:
- Sistemas de emisión de facturas verificables (VERIFACTU), que remiten los registros inmediatamente a la AEAT. Agencia Tributaria
- Sistemas de emisión de facturas no verificables, que no remiten de forma inmediata pero deben garantizar el registro, conservación y trazabilidad de los datos.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu y a quién afecta?
El reglamento establece distintas fechas de obligado cumplimiento según el tipo de obligado tributario. Según la AEAT en sus FAQs:
- Si expides facturas de forma manual, sin usar un sistema informático de facturación (SIF), no te aplica el reglamento. Agencia Tributaria
- En la mayoría de los casos los plazos marcados son: sociedades (impuesto sobre sociedades) a partir del 1 de enero de 2026, y el resto (autónomos, personas físicas) a partir del 1 de julio de 2026. (Estas fechas pueden variar según desarrollos normativos).
- Importante: La normativa no afecta cuando todas las facturas se emiten manualmente, sin utilizar ningún sistema informático de facturación (SIF).
¿Y si uso Excel o Word para hacer mis facturas?
Aquí está la parte clave que interesa a muchos autónomos: ¿puedo seguir con mi plantilla de Excel o un documento de Word? Según la AEAT, la respuesta es sí, siempre que se cumplan unas condiciones concretas.
En su sección de FAQs, la AEAT señala:
“Si uso hojas de cálculo (Excel, Numbers, etc.) o procesadores de texto (Word, Apple Pages, etc.): ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?”
La respuesta:
“El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
· Introducir los datos de las facturas.
· Expedir e imprimir las facturas.
· Conservar la información de facturación.”
En otras palabras: si tu procedimiento es sencillo —usar Excel o Word para crear la factura, introducir fecha, número, concepto, importe; generar un PDF y enviarlo– sin que haya automatismos complejos, vínculos, macros que generen libros registro automáticamente o que formen parte de un sistema de facturación integrado— entonces no estás utilizando un SIF a los efectos del reglamento, y por tanto no tienes que adaptarte a los requisitos de VERIFACTU.
Ejemplo: ¿Cómo sería un proceso válido con Excel/Word?
Un autónomo que:
- Abre una plantilla en Excel o Word.
- Introduce manualmente los datos: fecha, número de factura, cliente, concepto, importe, IVA.
- Guarda o imprime como PDF la factura.
- Envía la factura al cliente por email.
- Conserva el PDF en su archivo de clientes/facturas.
Ese proceso cumple con lo indicado por la AEAT, porque:
- No se utiliza un sistema informático de facturación que haga registro automático o envíos a la AEAT.
- No hay macros que conecten la factura con los libros registro de IVA u otras automatizaciones que constituyan parte de un “sistema de facturación”.
Por tanto, puede seguir utilizando esa forma de facturar tras el 1 de julio de 2026.
¿Cuándo sí tendrías que adaptar tu sistema a Verifactu?
Tendrías que adaptarte al reglamento de Verifactu si:
- Utilizas un programa de facturación que genera automáticamente los libros registro, conexiones de datos, informes y otros procesos que se asemejan a un sistema informático de facturación (SIF).
- Las facturas se remiten de forma automática a tu software o a la AEAT.
- Tienes integración entre emisión de facturas, libros de IVA, contabilidad, etc., y este sistema está sujeto a los requisitos de inalterabilidad, trazabilidad, firma digital, etc.
En esos casos entrarías en el ámbito del reglamento y deberás adoptar un sistema compatible con VERIFACTU.
¿Qué te recomendamos?
- Revisa tu sistema actual de facturación:
- Si solo usas Excel/Word con manualidad, sin macros ni vínculos, estás en una posición buena y puedes seguir así (por ahora…a no ser que se cambie de criterio) .
- Si ya tienes automatismos, integración o software de facturación, evalúa si cumple los requisitos del reglamento o si conviene cambiar.
- Prepara tu empresa para 2026:
Aunque ahora tu sistema esté exento, la tendencia es hacia mayor digitalización, trazabilidad y automatización. Si tienes previsto crecimiento o facturarás a través de software más sofisticado, comienza a anticiparte. - Documenta tu proceso:
Guarda evidencia de que tu sistema es manual: la plantilla de Excel/Word, que no tiene macros, que los datos se introducen manualmente. Esto puede servir en caso de inspección para demostrar que no uses un SIF. - Acude a la asesoría:
Si tienes dudas sobre si tu sistema es o no un SIF, o si te conviene cambiar a un software adaptado, no dudes en solicitar asesoramiento personalizado.
En resumen
Para muchos autónomos con facturación sencilla, que utilizan Excel o Word para emitir facturas introduciendo datos manualmente, la normativa del reglamento RRSIF / VERIFACTU no les afectará directamente, siempre que no utilicen macros, automatismos o un sistema informático de facturación propiamente dicho. Puedes seguir facturando con tu plantilla de Excel/Word tras el plazo de obligatorio cumplimiento (normalmente 1 de julio de 2026) si tu proceso sigue siendo manual.
No obstante, es conveniente estar al tanto de los desarrollos normativos y valorar la transición hacia sistemas más completos si tu actividad lo requiere.
Para más información, puedes consultar las FAQs de la AEAT en este enlace: Preguntas Frecuentes SIF / VERIFACTU – AEAT
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