Vamos a ver si es obligatorio o no que un autónomo tenga el certificado digital. El certificado digital facilita todos los trámites en Hacienda y en la Seguridad Social. Pero esto no es optativo en determinados casos, no puedes elegir el tenerlo o no. Vamos a ver en qué casos es obligatorio y si vamos a necesitar o no el certificado digital.
En el caso de los autónomos no era obligatorio hasta ahora el tener un certificado digital, aunque para determinados trámites hay que hacerlos sí o sí con el certificado digital. Y sí es obligatorio tener certificado digital como autónomo si se tienen trabajadores, aunque sólo sea un trabajador. Y esto porque la Seguridad Social obliga a inscribir al autónomo en el Sistema Red. Y no hay más sistemas. Solo el certificado digital.
En el caso de las empresas si es obligatorio tener certificado digital para hacer trámites tanto con Hacienda como con la Seguridad Social.
Además de esto, en octubre de 2018, hubo un cambio. Y es que la Seguridad Social ya no envía notificaciones en papel, y desde esta fecha es obligatorio para los autónomos recibir las notificaciones por internet de la Seguridad Social. Con lo que con un certificado digital solucionamos esto.
En el caso de Hacienda sólo es obligatorio presentar los resúmenes anuales de los impuestos, por la sede electrónica, por internet.
Sistemas para acceder a la sede electrónica
Hay varias formas, de acceder a la sede electrónica de la Seguridad Social, de Hacienda y muchos más organismos de la administración:
- Certificado digital
- Sistema Cl@ve. Clave pin o clave ocasional y clave permanente
- DNI electrónico
Vamos a ver un poco lo que es cada uno de estos sistemas de identificación.
Certificado digital
El certificado digital se puede solicitar en la web de la Fábrica Nacional de moneda y timbre (FNMT), recomiendo desde un navegador internet explorer, ya que esto es lo que nos indican desde la web de la FNMT:
“Por favor, utilice uno de los siguientes navegadores para realizar su petición.
- Mozilla Firefox. La versión 69 no está soportada.
- Internet Explorer”.
Para solicitarlo nos piden nuestro apellido, el DNI y un correo electrónico. Una vez solicitado, con un código que nos dan, podemos ir a una administración pública, a Hacienda, por ejemplo. Con ese código y nuestro DNI, nos envían el certificado para instalar en el ordenador. Bueno mejor dicho, nos envían a nuestro correo (al correo que hayamos indicado en la petición) otro código para después descargarlo de la FNMT. Indicar también que el certificado digital para una persona física es gratuito, pero el de un representante de una empresa no, tiene un coste de:
Persona física 0 €
Administrador único o solidario 24 €
Persona jurídica 14 €
Impuestos no incluidos
Aquí os dejo unos estupendos manuales para solicitar los certificados digitales.
Manual para solicitar certificado para una persona física.
Manual para solicitar certificado para representante de una sociedad, de una empresa.
Sistema Cl@ve. Clave pin o clave ocasional y clave permanente
En el caso de que el autónomo no tenga trabajadores, la Seguridad Social obliga a realizar todos los trámites por su sede electrónica, pero en este caso se puede utilizar el sistema Cl@ve, clave pin o clave permanente o DNI electrónico. No sería necesario el certificado digital.
El sistema clave viene bien explicado en la página de la Agencia Tributaria. Para poder utilizarlo ya sea con clave pin o clave permanente deberemos registrarnos previamente en el sistema.
Cl@ve ocasional o Cl@ve PIN: es un sistema de contraseña de validez muy limitada en el tiempo, orientado a usuarios que acceden esporádicamente a los servicios, que se corresponde con el inicial sistema PIN24H de la AEAT.
Cl@ve permanente (Cl@ve Personal): sistema de contraseña de validez duradera en el tiempo, pero no ilimitada, orientado a usuarios habituales. Se trata del sistema de acceso mediante usuario y contraseña, reforzado con claves de un solo uso por SMS, a los servicios de Tu Seguridad Social.
Aquí dejo un enlace donde explican muy bien la forma de obtención de la clave permanente y la clave pin.
DNI electrónico
El DNI electrónico es como el certificado digital, pero utilizando el DNI. Con el certificado digital, cuando queremos hacer un trámite en Hacienda o en la Seguridad Social y entramos en la sede electrónica de Hacienda, por ejemplo, para hacer ese trámite, nos pide el certificado electrónico. Es decir nos aparece una ventana en el ordenador para que seleccionemos nuestro certificado digital para poder identificarnos y poder hacer ese trámite. Con el DNI Electrónico sería lo mismo pero identificándonos con nuestro DNI. ¿Cuál es la pega? Que hacen falta determinados elementos de hardware que tiene que tener nuestro ordenador para leer nuestro DNI electrónico. O a través de un móvil con tecnología NFC, también valdría. En este enlace de la web del cuerpo Nacional de Policía, nos viene muy bien explicado.
“Para la utilización, del DNI, es necesario contar con determinados elementos hardware y software que nos van a permitir el acceso al chip de la tarjeta y, por tanto, la utilización de los certificados contenidos en él.”
¿Cual es mejor el certificado digital o el sistema clave?
El certificado digital: este, lo único que hay que hacer es solicitarlo, en la FNMT e ir a la administración, por ejemplo a Hacienda. Allí nos pedirán nuestro DNI y el código que previamente hemos obtenido de la FNMT al solicitarlo. Con esto al llegar a casa volvemos a entrar en la WEB de la FNMT y ya lo instalamos en nuestro navegador Internet Explorer. Con esto ya lo podemos descargar para hacer una copia y guardarlo. Y ya estaría operativo. Y podemos instalarlo en todos los ordenadores que queramos. Cada vez que queramos hacer un trámite en la administración nos sale una ventana para que seleccionemos nuestro certificado y entramos y listo. En mi opinión es el mejor sistema. Sólo da un poco de trabajo el solicitarlo e ir a la administración a pedirlo, el resto todo son ventajas.
El sistema clave, la clave pin: aquí no tendríamos que instalar nada, pero hemos de darnos de alta en este sistema clave. Para acceder con este sistema a la sede electrónica de la administración, tendremos que poner la clave elegida y solicitar un pin que cambia cada vez.
El DNI electrónico no paramos a hablar de él por los inconvenientes que tiene de operativa. Ya que requiere un lector o un sistema de hardware especial, o un móvil con un chip NFC (que es el que nos permite realizar pagos con el móvil).
Bueno, hemos acabado, de todas formas, si tenéis cualquier problema a la hora de solicitar un certificado digital, aquí os ayudaremos encantados. Puede parecer un poco “rollo”, pero casi toda la dificultad reside en configurar bien el navegador y el ordenador para obtenerlo e instalarlo. Pero con los enlaces a los manuales, no debería haber ningún problema.
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